Oftest er det Handelsfakturaen, også kalt Commercial Invoice, det vil si den vanlige fakturaen med betalingsopplysninger til din mottaker som skal følge sendingen. Skal du derimot ikke ta betalt for varen du sender, skal du i stedet bruke en proformafaktura, også kalt Proforma Invoice. Eksempler på tilfeller hvor du bruker proformafaktura er når du skal sende gratis erstatningsleveranser, reparasjoner, gaver eller vareprøver.
Her under ligger eksempler på disse to fakturatypene som du kan laste ned, og fylle ut.
Handelsfaktura (pdf som kan lastes ned)
Proformafaktura (pdf som du kan laste ned)
Hvordan fyller jeg ut fakturaen med riktig informasjon?
Basisinformasjonen er den samme i både handelsfakturaen og proformafakturaen. Til land utenfor skandinavia skal tolldokumentasjon være utstedt på engelsk. Fakturaene skal inneholde følgende informasjon:
Selger/avsenders navn og adresse
Her fyller du inn opplysninger om din bedrift med korrekt organisasjonsnummer, postadresse med mer.
Faktureringsadresse og informasjon om kjøper
Her fyller du inn opplysninger om bedriften som skal stå som importør/tollskyldig, det vil si den som skal betale importavgifter som dekker toll, moms og andre særavgifter. Det kreves at mottaker er godkjent importør, og har MVA./EORI nummer. Har bedriften tollkreditt så skal også den opplysningen med.
Leveringsadresse
Her fyller du inn opplysninger om mottaker av varen, inklusive deres organisasjonsnummer/VAT-nummer. Vær oppmerksom på at mottaker ikke alltid er importør/kjøper og ansvarlig for importavgiftene.
Fakturaens utstedelsesdato
Sett inn dato for når du fyller ut handels- eller proformafakturaen.
Fakturanummer
Her fyller du inn ditt fakturanummer. Er det en handelsfaktura så fyller du inn fakturanummeret fra kjøpers betalbare faktura, og er det en proformafaktura hvor du ikke har noe fakturanummer fra en betalbar faktura, så kan du i stedet oppgi dato.
Opplysninger om sendingen
Her oppgir du hvor mange pakker/kolli sendingen består av samt sendingens bruttovekt og nettovekt. Bruttovekt er varens vekt pluss emballasje og eventuelt pall eller bur.
Opplysninger om innholdet
- Mengde (quantity)
- Enhet (unit)
Her benytter du relevante enhetsmål for din vare, f.eks.; antall, kg, liter eller centimeter. Det vil si 2 stk. PCer, 200 cm teppe eller 50 liter fruktjuice. Hvilken måleenhet som er relevant for din vare finner du på toll.no (pkt. 41).
Her oppgir du en nøyaktig beskrivelse av varen du skal sende samt opprinnelsesland (country of origin). Opprinnelsesland er det land der varen er produsert. Om du f.eks. eksporterer sko som er importert fra Italia, så oppgir du Italia som opprinnelsesland. Får enkelte varer kan importøren få nedsatt toll eller tollfrihet. Gjelder dette for dine varer, kontakter du din leverandør i det landet du kjøpte varen. Godkjent opprinnelsesdokumentasjon gir nedsatt toll eller tollfrihet ved import til Norge og ved import til land Norge har frihandelsavtale med. Det betyr at det er viktig at varens opprinnelse er påført fakturaen og at eksportør kan dokumentere dette med f.eks. fakturaerklæring eller opprinnelsessertifikater.
For å kunne beregne korrekte importavgifter, samt gi korrekte opplysninger til myndighetene er tolltariffnummer for den enkelte vare viktig å få med i fakturaen. Korrekt tolltariffnummer finnes på tollmyndighetenes sider. Vær oppmerksom på at eksport fra- og import til enkelte EU land krever at en Y-kode fylles inn sammen med tolltariffnummeret i fakturaen.
Fyll inn eksakte verdi pr artikkel, summert i en total verdi oppgitt i en type valuta oppgitt. Vær oppmerksom på at i en faktura kan det kun være en valutatype oppgitt. I total fakturasum skal det fremkomme fraktkostnader eventuelle tilleggsavgifter som emballasjeavgifter, produksjonskostnader eller andre kostnader knyttet til varen.
Ved bruk av proformafaktura skal oppgitt vareverdi gjenspeile varens reelle verdi, men man kan påføre teksten : ”No charge. Value for customs purposes only”.
Betalings- og leveringsvilkår, Incoterms
Her fyller du inn betalingsvilkår, f.eks. 30 dagers betalingsfrist. Leveringsvilkårene beskriver hvem som har kostnader, ansvar og risiko i forbindelse med en transaksjon, og i hvilket tidsrom, dvs. når ansvaret går over fra selger til kjøper. Den vanligste samlingen av leveringsvilkår er Incoterms, som har koder som f.eks. EXW (EX Works) og DAP (Delivered at place). Les mer om leveringsvilkår på våre side om Incoterms.
Til slutt skriver du under din proforma eller handelsfaktura, kopierer den i tre eksemplarer og legger dem ved din sending.
Lykke til!
Kontakt oss om dine transporter
